Säkerhetsskyddsavtal ställer höga krav på hyresvärden

Som hyresvärd är det viktigt att följa säkerhetsskyddsavtal vid uthyrning till myndighet med säkerhetskänslig verksamhet. Om rutiner inte följs kan konsekvenserna bli ödesdigra, skriver Johan Gadd, partner AG Advokat och Emily Dahlqvist, biträdande jurist AG Advokat i World in Property.

Myndigheter som gör upphandlingar med koppling till säkerhetskänslig verksamhet ska teckna säkerhetsskyddsavtal med leverantören där det framgår vilka krav om säkerhetsskydd som ska gälla för verksamheten.

För denna typ av verksamhet och avtal är säkerhetsskyddslagen tillämplig.

Påverkar hyresförhållandet

Om en sådan myndighet bedriver verksamheten i lokaler som förhyrs kommer delar av lagen att påverka hyresförhållandet.

Vid upphandlingar ska ett säkerhetsskyddsavtal tecknas med leverantören (om det är fråga om upphandlingar som avser lokalhyra är hyresvärden att anse som en leverantör i lagens mening) där det framgår vilka krav om säkerhetsskydd som ska gälla för verksamheten.

Med ett säkerhetsskyddsavtal följer en katalog av skyldigheter och åtaganden för hyresvärden som måste iakttas under hela hyresförhållandet som också kan påverka möjligheten att överlåta fastigheten och att göra ägarförändringar i det fastighetsägande bolaget.

Säkerhetsskyddsavtal finns i olika nivåer. Nivåerna har ofta följande innebörd:

Nivå 1 innebär att hyresvärden får arbeta med och förvara säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i egna och av myndigheten godkända lokaler.

Nivå 2 innebär att hyresvärden får arbeta med säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i myndighetens lokaler eller i lokaler godkända av myndigheten.

Nivå 3 innebär att företaget inte får hantera och förvara säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter inom ramen för uppdraget annat än i myndighetens lokaler och utrymmen, och inte heller föra ut sådana uppgifter från sådana utrymmen.

Om fastighetsägaren har flera fastigheter som är paketerade i olika bolag så måste ett säkerhetsavtal tecknas för respektive bolag.

Omfattande rutiner

När avtalet har tecknats ska den personal som ska arbeta i uppdraget i vissa fall registerkontrolleras, vilket ska dokumenteras hos företaget på ett säkert sätt.

När det gäller avtal avseende nivåer som föreskriver att uppgifter endast får hanteras och förvaras i företagets egna lokaler så är det fråga om betydligt mer omfattande åtgärder för att få allt klart eftersom lokaler kan komma att behöva anpassas, särskilda rutiner skapas och personal utbildas.

I säkerhetsskyddsavtal finns omfattande och viktiga rutiner som måste följas. Det åligger även hyresvärden att hålla utbildningar för personal som ska arbeta i uppdraget så att de förstår vilka rutiner som måste iakttas i enlighet med säkerhetsskyddsavtalet.

Det är därför viktigt att en tydlig instruktion/manual upprättas inom respektive bolag som specificerar aktuella rutiner och hur såväl ledningen som personalen ska arbeta för att säkerställa att företaget och dess personal följer de regler som gäller för hantering av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.

I fastighetsbolag är det viktigt att vara medveten om att ägarförändringar och förändringar inom personal kan kräva en förnyad prövning inom ramen för säkerhetsskyddsavtal. Det är inte heller ovanligt att hyresavtalen med myndigheter som är föremål för säkerhetsskyddsavtal anger att ägarförändringar och överlåtelse av aktuell fastighet kräver godkännande av hyresgästen/myndigheten.

Att inte följa rutiner kan bli ödesdigert

AG Advokat har stor erfarenhet av att arbeta med säkerhetsskyddsavtal såväl i samband med förhyrningar som entreprenader.

Vi håller även utbildningar och tar fram rutiner anpassat för aktuell verksamhet för att säkerställa att fastighetsägare har skriftliga rutiner som ett stöd för att verksamheten bedrivs i enlighet med aktuellt säkerhetsskyddsavtal.

Konsekvensen av att inte följa rutinerna kan bli ödesdigra med risk för förtida uppsägningsrätt för hyresgäster.